Persondatapolitik

For behandling af gæste- og leverandøroplysninger for Madklubben koncernen

1. Dataansvarlig
Madklubben koncernen er dataansvarlig.

Kontaktoplysninger:
Solbjergvej 10, 2000 Frederiksberg
Tlf. 33 32 32 34
E-mail: madklubben@madklubben.dk

Madklubben koncernen består af følgende selskaber:
Madklubben ApS
Madklubben 701 ApS
Madklubben 705 ApS
Madklubben 710 ApS
Madklubben 723 ApS
Madklubben 724 ApS
Madklubben 738 ApS
Madklubben Amager ApS
Madklubben Vesterbro ApS
Madklubben Frederiksberg ApS
Madklubben Aarhus ApS
Madklubben Østerbro ApS
Madklubben Regnbuepladsen ApS
Madklubben Nørrebro ApS
Madklubben Lyngby ApS
Madklubben Esbjerg ApS
Madklubben Catering ApS
Frankies Pizza ApS
Frankies Pizza Frederiksberg ApS
More Frankies Pizza ApS
Hanzo København ApS
La Bodega ApS
Madklubben HOC ApS
Frank Gruppen ApS
Jade ApS
Madklubben Tordenskjoldsgade ApS

Herunder vil samtlige selskaber blive betegnet samlet som Madklubben koncernen.

Madklubben koncernen håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning. Madklubben koncernen indgår aftale med gæster og leverandører om levering – køb og salg – af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst bestiller og køber én eller flere af Madklubben koncernens serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Madklubben koncernen, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Madklubben koncernen. Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Madklubben koncernen afgiver til Madklubben koncernen i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Madklubben koncernen.

2. Madklubben koncernens indsamling af personoplysninger

• Personoplysninger indsamles af Madklubben koncernen på følgende vis:
  Når en gæst – eller en repræsentant for denne – laver en bordreservation, indhenter tilbud på et selskab, event eller anden ydelse, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Madklubben koncernen.
• Gennem browser-cookies på vores hjemmesider.
• Ved køb af gavekort via Madklubben koncernens hjemmeside.
• Fra sociale medier.
• Fra opskrivning til nyhedsbrev
• Når leverandører indgår aftaler med Madklubben koncernen eller afgiver tilbud til Madklubben koncernen.
  
  Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående, vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

3. Oplysninger, som Madklubben koncernen indsamler

Madklubben koncernen indsamler følgende personoplysninger:
• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke-personfølsomme oplysninger.
• Betalingskortoplysninger – ved køb af gavekort samt billetter til arrangementer og events.
• Demografiske oplysninger.
• Købshistorik.
• Oplysninger fra kundeundersøgelser og gæstefeedbacks.
• Oplysninger fra eventuelle afholdte konkurrencer.
• Oplysninger fra Madklubben koncernens sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Madklubben koncernen.
• Browserinformationer.
• Oplysninger om gæstens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner, herunder key accounts.

En gæst/leverandør kan frivilligt og efter eget valg give Madklubben koncernen yderligere personoplysninger, som denne mener kan have betydning for Madklubben koncernens servicering af gæsten/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:
• Handicap
• Allergi
• Særlige fødevarepræferencer
• Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger, opfatter Madklubben koncernen dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger, som Madklubben koncernen modtager direkte fra gæster/leverandører, vil Madklubben koncernen i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Madklubben koncernen har modtaget af tredjeparter, f.eks. en formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat. Hvor dette er tilfældet, er den pågældende tredjepart forpligtet til at informere de pågældende gæster/leverandører om Madklubben koncernens vilkår og betingelser, samt Madklubben koncernens persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger. Ved reservationer og bestillinger af serviceydelser og produkter gemmer Madklubben koncernen de oplysninger, som gæsten/leverandøren har givet i indtil 2 år, hvorefter oplysningerne slettes.

4. Betaling med betalingskort

Madklubben koncernen anvender DIBS www.dibs.dk (Nets) til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort i vores restauranter. Madklubben koncernen benytter DIBS og QuickPay til håndtering af online køb på vores webshop, og vi opbevarer ikke selv informationer om betalingsmidler herunder f.eks. kortnumre på betalingskort, bankkontonumre eller lignende. DIBS samt QuickPay og Madklubben koncernen er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk). Ved bestillinger og reservationer gemmer Madklubben koncernen de oplysninger, som gæsten/leverandøren har givet i indtil 2 år, hvorefter oplysningerne slettes. Undtaget fra dette er informationer om betalings- og kreditkort, som slettes efter indeværende år +5 år.

Udover håndtering af bestillingen bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen/betalingen.

5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Madklubben koncernen indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en bordreservation til en af Madklubben koncernens restauranter eller køb/salg af produkter eller ydelser. Det er den enkelte aftales indhold og karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Madklubben indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.
Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

• Behandling af gæsters reservation og køb af Madklubben koncernens serviceydelser.
• Behandling af leverandørers tilbud om, samt salg af produkter og ydelser.
• Kontakt til gæsten før, under og efter dennes besøg.
• Fremsendelse (åbnings)tilbud ifm. opskrivning på venteliste til testmiddage.
• Opfyldelse af gæstens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
• Forbedring og udvikling af Madklubben koncernens serviceydelser.
• Tilpasning af Madklubben koncernens markedsføring og øvrige kommunikation.
• Analyse af gæster/leverandørers brugeradfærd og markedsføring over for disse.
• Administration af gæsters/leverandørers relation til Madklubben

6. Hjemmel – det juridiske grundlag – for behandlingen

Madklubben koncernen vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Madklubben koncernen som en gæst eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med afholdelse at et selskab, et event, mødeafvikling eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Hvis en gæst i forbindelse med besøg hos Madklubben koncernen oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Madklubben koncernen alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til dette.

I nogle situationer modtager Madklubben koncernen personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/leverandører om Madklubben koncernens vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

7. Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen har de registrerede (gæster/leverandører) følgende rettigheder:

• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Madklubben koncernen behandler om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, Madklubben koncernen har om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysninger, som Madklubben koncernen har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Madklubben koncernen ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Madklubben koncernen ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede. Hvis nogle af de oplysninger, som Madklubben koncernen har om den registrerede, er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Madklubben koncernen.

Muligheden for at anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelse af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Den registrerede kan til enhver tid skriftligt bede Madklubben koncernen om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Madklubben er i besiddelse af. En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte Madklubben koncernen, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Madklubben koncernen. Skriftlig anmodning sendes til Madklubben koncernen, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1. Madklubben koncernen vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Madklubben koncernen vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Madklubben koncernen vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Den registrerede vil til enhver tid modtage svar på anmodningen inden for 1 måned efter modtagelsen. Madklubben koncernen tager forbehold for at kunne afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse, som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger, som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger eller i andre situationer, hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

8. Sikkerhed og deling af personoplysninger

Madklubben koncernen beskytter den registreredes personoplysninger og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer ansat hos Madklubben koncernen, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registrerede personoplysninger, har adgang hertil. Madklubben koncernen kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registrerede personoplysninger.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der er en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, vil Madklubben koncernen underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt. Madklubben koncernens sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling. Madklubben benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc. Madklubben koncernen indgår løbende databehandleraftaler med alle leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt, angår de registreredes personoplysninger.

Madklubben koncernen deler de registreredes personoplysninger internt i koncernen blandt Madklubbens restauranter. Formålet er at kunne give gæsten den bedste betjening og service, uanset hvilken afdeling i Madklubben koncernen  gæsten benytter sig af.
Madklubben sletter dine personoplysninger, når Madklubben koncernens lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Som hovedregel gemmes finansielle data i 5 år og øvrige data i 2 år fra sidste besøg.

9. Cookies

Madklubben koncernen anvender cookies. Yderligere oplysning om Madklubben koncernens cookiepolitik kan indhentes på vores hjemmeside.

10. Klage

Klage over Madklubben koncernens behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail dt@datatilsynet.dk.

11. Opdatering

Dette dokument vil blive løbende opdateret og mindst én gang om året. Dokumentet er sidst opdateret 9. september 2023.